Moni rekrytointityöhön pyrkivä ajattelee, että rekrytointi on mukavaa, ihmisten parissa tehtävää työtä. Ja onhan se toki sitäkin. Mutta rekrytointi on myös ammattimaista ja johdonmukaista pettymysten tuottamista. Suurin osa niistä ihmisistä, joita tehtäviin harkitaan, eivät tule valituiksi. 

Tässä tekstissä käyn läpi erilaisia karsinnan ja hylkäämisen tilanteita ja tapoja, joita rekrytointia tehdessä pääsee ja joutuu käyttämään. 

Kuka hylätään jo ennen kuin on hakenutkaan

”Tämä tehtävä ei sovi sinulle, jos…” on harvemmin nähty muotoilu työpaikkailmoituksessa, mutta siinä on tietty viisaus. Työpaikkailmoitus on nimittäin oiva paikka kertoa, minkälaiset henkilöt eivät todennetusti pärjää tai viihdy tarjolla olevassa työssä. Jos esimerkiksi rutiinityö on itselle puuduttavaa, ei kannata hakeutua vihannespussittamoon. Ennen hakemista tapahtuva hylkääminen on tärkeä osa rekrytoijan ammattitaitoa, sillä useinkaan tavoitteena ei ole saada mahdollisimman paljon työhakemuksia, vaan mahdollisimman vähän mahdollisimman hyviä hakemuksia.

Killer questions -toiminnallisuus

Toinen valitettavan vähän käytetty, mutta erittäin käyttökelpoinen hylkäämisen ja karsinnan tapa on ns. Killer questions -toiminnallisuus. Se toimii siten, että jos tehtävässä esimerkiksi edellytetään ajokorttia, niin myöntävä vastaus kysymykseen ”onko sinulla ajokorttia” on ehtona hakemuksen jättämiselle. Hakemusta ei siis pääse jättämään jos vastaus yhteenkään ”killer questions” -kysymykseen on negatiivinen. Tällä tavoin vältytään siltä, että henkilö, jolla ei ole mahdollisuutta edetä prosessissa, pääsisi jättämään hakemuksen.

Karsivat, automatisoidut nettitestit

Joskus isojen hakijamäärien kohdalla voi olla tarkoituksenmukaista käyttää jotakin hakijat samalle viivalle asettavaa testiä, kuten työpersoonallisuutta, kykyrakennetta tai esimerkiksi kielitaitoa mittaavaa testiä Tällöin voidaan ajatella, että testien perusteella karsittu joukko on jollain tavalla todennäköisemmin tehtävään hyvin soveltuva ja rekrytoinnin kohteena olevassa työssä paremmin pärjäävä. Testejä voidaan pitää yhdenvertaisena karsintatyökaluna, sillä kaikki saavat samanlaisen mahdollisuuden osoittaa sopivuutensa.

Nopea hylky hakemuksen pohjalta

Hakijoiden keskuudessa nopeaan hylkyyn liittyy legenda, että ”hylkäys tapahtuu lukematta”. Jos hylkäysviestejä lähettää kovin nopeasti, on viestiin hyvä liittää jokin personointia lisäävä esimerkki, jotta henkilö voi varmistua siitä, että hakemus on oikeasti luettu ajatuksella läpi ennen hylkäyspäätöstä. Ei ole mitään syytä odottaa viestinnässä hakuajan loppuun jos on ihan selvää ettei henkilö voi tulla valituksi tehtävään. 

Hakemushylky – ei kutsuta haastatteluun

Tällä hetkellä kaikkein parhain tapa tehdä tätä viestintää tuntuu olevan se, että kerrotaan haastatteluun kutsuttavien henkilöiden olevan nyt valittu. Mikäli hakijoiden joukossa on ns. ”Ehkä-pinolaisia” eli niitä, joita saatetaan myöhemmin kutsua haastatteluun, kannattaa heillekin viestiä ripeästi ja kertoa, että myöhemmässä vaiheessa saatetaan vielä kutsua lisää ihmisiä haastatteluun, ja tässä tapauksessa asiaan palataan erikseen henkilökohtaisesti.

Hylkääminen haastattelun lopuksi

Harva osaa muuten tätä juttua tehdä hyvin! Joskus hakijan selkeä soveltumattomuus tehtävään selviää jo haastattelun aikana. Tällöin rohkea ja ammattitaitoinen haastattelija kertoo ja ottaa asian puheeksi jo heti haastattelun aikana. Tämä on sekä ehdokkaan että hänen aikansa kunnioittamista. Haastattelun lopuksi voi myös antaa ns. Esipalautteen eli kertoa jo alustavasti, millainen käsitys henkilöstä on syntynyt. Esipalautteeseen voi tällöin viitata, jos tapana on antaa lopullinen palaute vasta myöhemmin, prosessin päätyttyä.   

Loppusuoran ehdokas – hylkääminen vertailun jälkeen

Ei ole harvinaista, että loppusuoralla rekrytoinnissa on muutama tasavahva ehdokas, joiden välillä harkintaa tehdään. Usein ei ole mahdollista palkata kuin yksi näistä, ja tällöin muille henkilöille on annettava tieto, että valinta ei tällä kertaa kohdistunut heihin. Tällaiseen keskusteluun saattaa usein liittyä myös sparraavampaa palautteenantoa, jolla voidaan pyrkiä auttamaan henkilöä pääsemään toiveidensa mukaiseen työhön. Näihin ehdokkaisiin voi myös liittyä toive siitä, että yhteistyötä päästäisiin tulevaisuudessa tekemään – tämäkin on hyvä sanoa ääneen.

Lopuksi

Tässä tekstissä toin esiin erilaisia tilanteita, joissa rekrytointia työkseen tekevä joutuu tekemään ehdokkaita koskevaa karsimista ja hylkäämistä. Jos haluat lisää tehokkuuttasi ja ammattimaisuuttasi lisääviä käytännön työkaluja rekrytoinnissa tehtävään karsinta- ja hylkäystyöhön, niin voit ladata aihetta koskevan, tuoreen oppaani.